Privacyverklaring Stichting Kinderopvang Huizen

Privacyverklaring volgens de Wet Algemene Verordening Persoonsgegevens

Kinderopvang Huizen registreert en verwerkt persoongegevens ten behoeve van de dienstverlening van kinderopvang. Zij gaat hierbij zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van haar (potentiele) klanten (ouders en kinderen). Waarbij gegevens van kinderen alleen worden verwerkt met toestemming van de ouder/verzorger. Hierbij voldoen wij aan de Wet Algemene Verordening Persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij graag uit hoe wij met alle persoonsgegevens omgaan.

Waarom worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt?

Kinderopvang Huizen registreert en verwerkt persoongegevens ten behoeve van de dienstverlening van kinderopvang, zoals:

verwerken inschrijvingen;
opmaak contracten;
opstellen kind stamkaarten voor de locatie;
intakegesprekken voor plaatsing van het kind;
aanwezigheidsregistratie;
observatielijsten;
financiele administratie;
gebruik ouderportaal;
verzenden nieuwsbrief aan klanten;
uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek.

Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken en ook door te sturen naar andere partijen, zoals bijvoorbeeld de belastingdienst.

Wij verwerken gegevens van u of uw kind voor het uitvoeren van de opvangovereenkomst en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw explicite toestemming verwerken. Wanneer u toestemming heeft verleend, dan kan deze toestemming op elk moment ingetrokken of gewijzigd worden (intrekken of wijziging van toestemming op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal ná toestemming, is niet van toepassing).

Welke persoongegevens worden er verzameld?

Wij verwerken de volgende gegevens van onze klanten (ouders en kinderen) in het kader van onze dienstverlening:

Contact- en identificatiegevens, zoals: naam, adres, woonplaats, telefoonummer(s), e- mailadressen, geboortedatum en geslacht;
BSN-nummers;
Rekeningnummers/financiele gegevens;
Gezondheidsgegevens kind;
Opvangdagen kind
Opvanglocatie(s) kind;
Medicijnverklaring kind;
Zelfstandigheidsverklaring kind;
Verslag oudergesprekken;
Verslaglegging meldcode;
Observaties kind;
Foto’s.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

Alleen diegene die, voor zover dat met oog op de uitoefening van de functie, noodzakelijk is.

Derde partijen

In bepaalde gevallen ontvangen wij of delen wij gegevens van en met derde partijen. Wanneer wij gegevens doorgeven, zijn dit alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht/overeenkomst of haar taken. Wij zien er op toe dat derden op juiste wijze omgaan met uw gegevens. De partijen waarmee wij werken kunnen wijzigingen, maar zijn met name:

Belastingdienst; t.b.v. de Toeslag Kinderopvang;
GGD, Gemeente, Bureau Jeugdzorg; in het kader van hun controlerende taak;
Het consultatiebureau; zij informeren ons bijvoorbeeld over een zogenoemde Voorschoolse Educatie-indicatie (VE-indicatie);
Andere kinderopvangorganisaties; indien een kind overkomt vanuit een andere kinderopvangorganisatie, wordt er, met toestemming van de ouders, een overdracht gedaan vanuit de vorige opvangorganisatie;
Scholen; zodra kinderen 4 jaar worden, wordt er met toestemming van de ouders, een overdracht geschreven voor de basisschool;
Externe beheerder van onze klantgegevensadministratie;
Samenwerkingspartij voor klanttevredenheidsonderzoek; voor het versturen van onze klanttevredenheidsonderzoeken werken wij samen met een extern partij. Zij ontvangen het e-mailadres + opvanglocatie per kind t.b.v. het versturen en analyseren van het onderzoek;
Incassobureau bij het uitblijven van betalingen.

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In andere gevallen worden gegevens alleen verstrekt aan derden indien daarvoor toestemming is gegeven.

Beveiliging

Kinderopvang Huizen neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoongegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig verwerkt worden. Daarbij is rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging zodat we een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich mee brengen.

Voor alle medewerkers van Kinderopvang Huizen geldt dat zij zorgvuldig omgaan en een geheimhoudingsplicht hebben ten behoeve van (privacygevoelige) gegevens van klanten. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de dienstverlening c.q. arbeidscontract.

Verder gelden onder andere de volgende interne maatregelen:

Beveiliging van onze website en intranet;
Beveiliging van onze computers en tablets door middel van een wachtwoord;
Verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers/beheerders waarin de regels omtrent het beheren/verwerken van de persoonsgegevens vastgelegd zijn;
Gegevens op papier worden afgesloten opgeborgen.

Bewaartermijn gegevens

Kinderopvang Huizen bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de gegevens op grond van wet- en regelgeving noodzakelijk is. Wanneer gegevens langer worden bewaard, worden zij geanonimiseerd.

Meldplicht datalekken

Mocht het onverhoopt gebeuren dat er een datalek is ontstaan, dan hanteert Kinderopvang Huizen haar procedure melding datalekken.

Inzage, controle en wijziging van gegevens

Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in de eigen persoonsgegevens of die van het kind. De gegevens kunnen ook op initiatief van de ouders gewijzigd of verwijderd worden. Ouders hebben tevens het recht om persoonsgegevens over te dragen.

Cookies

Kinderopvang Huizen maakt gebruik van cookies op haar website om het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren. De cookies die worden gehanteerd zijn:

Noodzakelijke cookies

Dit zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren en kunnen niet uitgeschakeld worden. Vanuit de browser kunnen deze cookies geblokkeerd worden, maar dan kan het gebeuren dat sommige delen van de website niet meer werken. Deze cookies bevatten geen informatie die direct aan personen te koppelen zijn.

Analytische cookies gebruiken we om de website te blijven verbeteren. We kijken wat bezoekers op de website doen en kunnen hiermee achterhalen welke pagina’s het populairst zijn en welke juist niet. Alle informatie die deze cookies verzamelen zijn geanonimiseerd.

Vragen en klachten

Indien u een vraag of klacht heeft met betrekking tot de wijze waarop wij omgaan met uw gegevens, dan kunt u dit laten weten door ons een e-mailbericht (klantcontact@kinderopvanghuizen.nl) te sturen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.